Sistem Pengurusan Data

Office aku hari ni gempar dengan masalah hard disk rosak..Habis data-data dalam komputer officemate aku tu hilang dan tak dapat di-recover. Kesian memang kesian, tapi nak buat macammana, dia pun tak buat back-up data-data tu sebelum ni. 

So, aku kongsi dengan dia (dan juga korang) mengenai cara aku simpan data dan buat data sokongan (back-up) supaya kita tak hilang keseluruhan data sekiranya terjadi apa-apa masalah kepada komputer kita.

Sekarang ni kebanyakan dari kita lebih gemar menyimpan data dalam bentuk softcopy. Samada gambar, fail-fail kerja, atau pun fail-fail peribadi. Temasuklah aku. Simpan data dalam bentuk digital ni ada beberapa kelebihan yang mana penggunaan kertas untuk print dapat dikurangkan. Jadi, lagi menjimatkan & environmental friendly. Selain tu, data-data dapat disimpan dalam folder yang memudahkan kita untuk menguruskan data tersebut. 

Andai kata fail-fail kita terlalu banyak, dan kita dah lupa, dalam  folder mana yang kita simpan, kita boleh guna search function yang memang sedia ada dalam Windows, ataupun kita boleh guna aplikasi berasingan. Aku selalu guna Ultra Search, capaian dia lagi meluas dan kita boleh pilih dari drive mana yang kita nak search. Kalau nak download, boleh klik sini.

Ada beberapa masalah simpan data dalam bentuk digital ni:

1- Data boleh di-copy oleh orang lain.

2- Data boleh rosak @ corrupt disebabkan dijangkiti virus.

3- Data boleh hilang disebabkan drive (hard disk / thumb drive) rosak @ hilang.

Penyelesaian untuk masalah 1 & 2 tu mudah. Cuma letak password dalam fail kita tu. Boleh pilih function untuk letak password kalau kita guna Microsoft Office, ataupun kita install free application lain, contohnya LockDir. (Klik sini untuk download).. So, orang yang copy data kita tu, tak dapat view data-data kita tu, melainkan kalau dia dapat hack password kita. So, make sure password kita tu unik (gabungan huruf dan nombor). 

Untuk masalah data dijangkiti virus, kita cuma perlu install anti-virus dalam komputer kita. Lagi baik kalau install Anti Virus dan Internet Security sekali.. Andaikata kita guna komputer orang lain untuk transfer data ke dalam thumb drive kita, jangan klik Open Removable Disk secara terus (atau dari Autoplay Window), tetapi mesti amalkan buka thumb drive tu melalui My Computer , then klik kanan pada thumb drive kita, dan pilih open.. Ada juga beberapa cara lain untuk protect thumb drive kita, tapi kalau konsisten ikut cara ni, insya Allah Removable disk kita tu akan terselamat dari dijangkiti virus dari komputer orang lain.

Ok, back to the topic, solution untuk elakkan data hilang sepenuhnya, kita boleh buat copy dalam beberapa salinan - dalam thumb drive, dalam external hard disk, dalam komputer sendiri (kat rumah), dan dalam komputer office.. Ni aku nak share cara aku simpan data.

 Ada dua folder utama, MASTER COPY & BACK-UP COPY. 

Master copy tu untuk fail utama yang aku selalu update, & Back-up tu adalah data yang dibuat salinan dan diletakkan tarikh supaya kita tahu bila tarikh akhir kita buat back-up data tu. Kat mana nak simpan MASTER COPY dan BACK-UP COPY ni? Terpulang pada keselesaan anda untuk buat kerja... Cara aku,

a) Data peribadi (yang selalu update):
Master Copy       - Thumb drive

Back-Up Copy 1- Komputer peribadi (update : 1 minggu sekali)

Back-Up Copy 2- External Hard disk (update : 1 bulan sekali)

Back-Up Copy 3- Komputer Office (update : 1 bulan sekali)

b) Gambar & Data peribadi (yg jrg update):
Master Copy      - Komputer Peribadi

Back-Up Copy 1- External Hard disk (update: 1 bulan sekali)

Back-Up Copy 2- Komputer Office (update : 1 bulan sekali)

c) Urusan kerja - Master Copy - Komputer Office

                           Back-Up Copy 1- Thumb Drive (update : 1 minggu sekali)

                           Back-Up Copy 2- External Hard disk (update : 1 bulan sekali)

Kenapa banyak buat back-up copy? sebab semua storage tu ada kemungkinan untuk hilang (tersalah letak atau diambil orang), atau rosak. Dan tak mustahil, drives tu rosak sekaligus. So, bersusah-susah dahulu, bersenang-senang kemudian.

Buat masa ni, aku tak guna lagi storan awan (cloud storage) untuk simpan data; risau pula kalau data/gambar tu kena hack dengan orang lain. Sebabnya cloud storage tu lebih terdedah kepada awam compare to personal drive yang kita punya sendiri. Even yang kita punya sendiri pun, jangan lupa untuk letak password dalam folder kita yang agak Private & Confidential supaya tak diceroboh oleh orang lain nanti.

~Wallahu 'Alam~